[비즈니스영어이메일작성법] 거절/일정확인/정보요청에 대한 회신

 

 

 

오랫동안 글로벌 산업 섹터에 근무한 경험을 기반으로, 제가 가진 보잘 것 없는 자식들을 정리하는 것도 해당 블로그를 운영하는 이유 중에 합니다. 앞으로 비즈니스 영어 카테고리를 별도로 생성해서, 글로벌 비즈니스 생태계에서 주로 사용하는 영어 표현을 상황에 맞춰서 정리해 보고자 합니다.

 

 

비즈니스 영어 이메일 표현 소개에 앞서

특별히, 비즈니스 영어 이메일 표현 들을 상황에 맞게 활용할 수 있는 샘플들을 하나씩 하나씩 소개해 드리고자 합니다. 
제가 안내해드리는 샘플들은 가급적 fomarlity를 준수하는 형식으로 제공해 드리지만, 솔직히 실제 practical 한 상황에서는 informal 한 표현들이 자주 사용됩니다.

교과서에 나온 것과 달리 infomal한 표현들이 자주 사용되는 대표적인 이유는 이렇습니다. 우리가 원어민이 아닌 이상 뉘앙스를 완벽하게 표현할 수도 없을 뿐 아니라, 신속하고 명확하게 의도한 메시지를 전달(delivery)하는 것이 비즈니스 매너상 더 중요하기 때문입니다. 대부분 상대방도 당신의 서툰 영어를 알고 있고, 이해하고 있으며 함부로 비하하지 않습니다.

실수에 두려워하지 말고 용기내어 영어로 커뮤니케이션하시길 도전 드립니다. 

그리고 대부분 영어를 사용하는 상대방들도 영어를 제2외국어로 사용하는 경우가 많습니다. 서로의 화려한 언변보다는 사업의 본질을 두고 논의하는 것이기 때문에, 커뮤니케이션하고자 하는 콘텐츠 본질에 집중하시면 됩니다. 

그럼에도 불구하고, 상황에 맞는 적절한 사례들을 활용하여 스스로 사용하기 시작하시면, 비즈니스 영어로 사용함에 있어 심리적 부담을 더 줄여나가실 수 있을 것으로 기대합니다. 

자. 그러면 상대방 이메일에 대해 간단하게 회신하는 표현들을 하나하나씩 알아보도록 하겠습니다.

 

 

 

서한에 대한 답신/확인 (Acknowledgement of Correspondence)

 

요청에 대한 거절 시 (부정적 회신)

Dear Mr. Kim, I am in receipt of your letter of April 25, 200x, and appreciate your kind inclusion of ABC in your research involving XYZ. Our strategic planning activities cover a broad spectrum with all support material available only in Korean. In addition, neither of the schedules you have proposed can be accommodated by any of the staff members involved in these activities. However, we strongly desire to assist you in this important project and will therefore make every effort to determine and subsequently advise you in what capacity we can best support your efforts. I hope that your upcoming visit to Asia will be a positive and productive experience and that we at ABC will be able to contribute to the ultimate success of your project. Thank you again for your kind inquiry. Sincerely,

Note: 굳이 이렇게 정중함을 유지해야 하는 메일이 아니라면, 3번째 4번째 단락은 고려하지 않으시면 됩니다. 어떻게 보면 사족이 너무 긴 것이죠. 그냥 간단하게 마지막 문장만 사용하시면 됩니다: However, thank you for your kind inquiry.

 

일정 확인 후 컨펌 요청

Dear Mr. Lee, Thank you for your fax message of Sep 25, 200x. I am most willing to meet with you on Oct 14 at 2:30 p.m. to discuss the scope of ABC projet.  Upon your arrival in Seoul, I would appreciate a telephone call to reconfirm our meeting date and time. I look forward to seeing you next month. Kind Regards,

Note: 참고로, 시간을 표현하는 방법은 다양합니다. 예를 들어 1430으로 사용할 경우, p.m은 사용하지 않습니다. 일반적으로 군사용 스타일에은 구두점이필요하지 않지만, 사실 많은 사람들은 명확성을 위해 콜론(:)을사용하는 것을 선호합니다. (14:30)

 

추가 정보를 요청하는 회신

Dear Dr. Smith, Thank you for your prompt and positive response to our proposed schedule for the upcoming ABC visit to KBC. We also appreciate receiving your proposed items for discussion and will advise you if we wish to add any other topics for consideration. We are anxious to receive the remainder of our requested data so that we may complete procedural details. While you are preparing this information, could we kindly ask that you provide us now with the total number of people in your delegation and follow up with the remaining details as soon as they are available. Sincerely,

Note: 나머지 자료들의 필요성을 강조하고 싶다면, 두번째 단락의 첫번째 문장을 아래와 같이 수정해 볼 수도 있습니다.

When will you be able to send the remainder of our requested data so that we may complete procedural details?

 

 

 

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