[비즈니스영어이메일작성] 미팅/회의/방문 요청 시

 

제 개인적인 생각에는 가장 흔하게 사용하는 비즈니스 상 표현은 요청 메일입니다. 실질적으로 일이 돌아가기 위해서는 업무 상대방에게 도움을 요청하거나, 상대방의 구체적인 aciton을 요구하거나 부탁해야하는 상황이 연출 될 수 밖에 없습니다.

 

 

미팅/회의/방문 요청 시, 사용하는 영어표현들

금일은 이러한 요청의 상황을 몇 가지 사례들을 보면서 주로 사용하는 표현들에 대해서 알아보는 시간을 가지고자 합니다. 

전반적인 아래 사례들은 대부분 유사한 상황을 가정했습니다. 어떠한 문장들을 사용할지를 상황에 따라 판단하시길 바랍니다.

 

사례 1  (미팅 요청 - 파트너사와 회의 일정 잡기) 

Dear Mr. Smith, Let me first express Kakao's deepest appreciation for the fine cooperative relationship we enjoyed with Amazon last year and which we hope to continue in 202x. In line with the strengthening of these cooperative efforts and to specifically address Kakao's development of XYZ, we are asking your assistance in arranging a visit to Amazon by a three-member Kakao delegation as follows: ·  Visiting Dates (2 days)    - February 21, 202x (Friday)    - February 24, 202x (Monday) ·  Visitors    - Mr. Kil-dong Hong, Vice President    - Mr. Min-soo Lee,  Director    - Dr. Chul-soo Kim,  Researcher   · Discussion Topic    - Kakao's XYZ Service We would greatly appreciate your accommodating this visit and look forward to a favorable reply.

Note: 특정한 요청을 하기 전에, 진행되는 업무나 과거의 상대방의 시간들에 대한  감사의 표시를 시작하는 것이 일반적입니다. 상대방의 긍정적인 대답을 이끌어내기 위한 초석을 다지는 가볍지만 의미 있는 내용들을 언급하실 것을 제안드립니다. 

 

 

사례 2 (방문계획에 대한 회신 요청)

Dear Mr. Smith, KT Executive Kil-dong Hong would like to arrange a visit to your organization next month in order to meet with you for an exchange of views on subjects of our mutual interest for the development of telecommunications. Three KT executives, including myself, will be accompanying him. We wish to set Executive Hong's visit for April 10 and have requested our Liaison Office to act as our go-between with ABC in arranging the details of the visit. We at KT are very encouraged by the positive steps already taken to foster a productive relationship with your organization. It is our hope that Executive Hong's upcoming visit will further solidify this valuable partnership. I look forward to hearing from you in the very near future. Sincerely,

Note:  마지막 단락은 외교적 기술을 사용하여 신속한 답변을 요청하는 것입니다. 유사하지만 약간의 variation을 고려한 표현들을 활용해 보시길 바랍니다.

- I look forward to your early reply.
- I look forward to your earliest possible reply.
- I look forward to your prompt and positive reply.

 

 

 

사례 3 (방문 계획에 대한 회신 요청)

Dear Mr. Alex In pursuit of our ongoing cooperative relationship, we would appreciate your acceptance of the following proposed Naver visits to ABC Telecom. ·     Delegation 1 - November 11-12 (2 days)      - Mr. Young-ho Park, Managing Director      - Mr. ChuI-soo Kim, Director      - Mr. Min-soo Lee, Manager The purpose of this visit is to gain an understanding of the strategy and current condition of management diversification in ABC Telecom and to review the conditions related to ABC Telecom's overseas investment. ·     Delegation 2 - November 18-19 (2 days)      - Mr. Young-ho Park, Vice President      - Mr. Min-soo Lee, Director The purpose of this visit is to gain an understanding about establishment of the XYZ System and to study the role of XYZ. I trust the above-proposed schedules meet with your approval, and I hope to hear from you in the very near future. With best regards,

Note: 요즘은 과거보다 형식보다는 확실하게 명확한 메시지를 전달하는 경향이 있습니다. 제안된 안건이 간략할 경우, 별도의 첨부 파일을 만들 필요없이 서신 본문 안에 간단하게 명사히는 것으로 대부분 충분합니다. 

사례 4 (협력관련 회신 요청 )

Dear Dr. Alex SK Executive Gil-dong Hong would like to arrange a visit to ABC on May 4 in order to meet with you for an exchange of views on the development of AI technologies and to tour your research facility. Two other SK executives will be accompanying him. We at SK are very encouraged by the positive steps already taken to foster a productive relationship with your organization. It is our hope that Mr. Hong's proposed visit will further solidify this valuable partnership. I look forward to hearing from you in the very near future. Sincerely,

Note:  첫 단락에 사용한 문장 표현들의 약간의 variation을 준 표현들도 고려해서 사용해 보시길 권장 드립니다.

 - It is the wish of SK Executive Gil-dong Hong to visit ABC on May 4 to discuss...

- He will be accompanied by two other KT executives.

 

사례 5 (협력을 위한 일정 컨펌 요청)

Dear Mr. Smith, My associate Mr. Kil-dong Hong and I are looking forward to our upcoming trip to Anycity to participate in the ABC Forum being sponsored by XYZ. We feel that this trip presents us with an excellent opportunity to visit you at XYZ headquarters to discuss matters of mutual interest and to further promote the cooperative efforts between our two organizations. It is our hope that you can accommodate our visit on Monday, December 1. We would greatly appreciate your acceptance of this proposal as soon as possible so that we can finalize our travel plans. With best regards,

Note:  날짜 표현 시 위와 같이 Monday, December 1과 같이 잘 표현하지는 않습니다. 특정 요일을 명확하게 커뮤니케이션 하고 싶은신 것이 아니라면 일반적으로 요일은 제외하시면 됩니다.

 

 

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