[비즈니스영어이메일] 정보 제공 및 자료 요청 시 이메일 샘플

오늘은 이메일로 필요한 자료나 정보를 요청하는 표현들에 다양한 사례들을 정리해 보았습니다. 참고로, 이메일 표현에 정답이 있다고는 전 생각하지 않습니다. 한국어로 수많은 이메일을 쓰지만, 정석적인 template이 있다고 말씀드리기 어려운 것과 같은 맥락입니다. 

하지만 결국은 톤앤매너는 네이티브 아닌 이상 다양한 표현들을 따라서 활용해 보시다보면, 좀 더 친숙하게 상황에 맞는 뉘앙스로 표현할 수 있어 좀 더 유리한 무드로 비즈니스 커뮤니케이션이 가능한 것 같습니다. 

 

 

정보/회신 요청 또는 정보제공

일전에 소개드린 내용과 유사한 상황이지만, 좀 더 다양한 사례들을 소개해 드리겠습니다. 

 

사례 1  (자료요청: 조직도) 

Dear Alex, As a furtherance of the fine cooperative ties already established between ABC and XYZ, we would be deeply grateful if your organization could assist us in completing the attached fact sheet on the organizational structure of XYZ. I would also like to take this opportunity to again thank everyone at XYZ for their kind hospitality and enthusiastic cooperation during our delegation's recent visit to your country. My best wishes and warmest personal regards

Note: Sincerely라는 영어 메일상 끝맺음에 사용하는 표현 외에도, 금일 소개해드린 My best wishies and warmest personal regards처럼 좀 더 개인적이지만 공손한 표현도 사용해 보시길 바랍니다.

 

업무 관계	표현
자주 연락을 주고받는 관계	Warm regards, Warm wishes, Kind regards, Kind thanks, Kind wishes, All my best, Thank you, Many thanks,  Regards,
격식을 차린 아주 Formal한 관계	Sincerely, Yours faithfully, Yours sincerely, Yours respectfully, Very truly yours, Respectfully,

 

개인적으로 Sincerely를 자주 쓰냐가 물어보시는 분이 있어서, 솔직히 말해서 전 잘  안씁니다.  저는 업무상 대부분 2nd language로 영어를 쓰시는 분들이 많어서, 쉽게 의사전달하고 가볍게 애기하는 것을 선호하기 때문입니다. ^^

 

사례 2 (정보요청: 연수생 지원서 제출 독려)

Dear Mr. Smith, As a past participant in the Telecommunications Technical Training Program sponsored by NTT, your organization has had the opportunity to send trainees to Korea to take part in this important educational opportunity. We wish to remind you that we have received no application from your organization for a trainee to participate in the ABC course set to begin on November 1. We encourage you to nominate a trainee and to forward the application to us no later than August 1. All pertinent information is attached for your reference. We look forward to hearing from you in the very near future. Sincerely,

Note:  해당 이메일을 특정인이 아닌, 무특정 다수에게 사용할 수 있는 이메일 Template이라 봐도 무방합니다. 무특정 다수에게 메일을 보낼 때 이런식의 표현도 가능합니다. (Dear Program Participants, Dear Colleagues, Dear xxx 등)

 

 

 

사례 3 (자료요청: 빠른 회신 요청)

Dear Mr. Aaron, I am very pleased to finally have the opportunity to contact you directly regarding your upcoming visit to Seoul. Mr. John has advised me that he has forwarded to you my latest email regarding our need for more detailed biographical information to be shared with the local news media as well as a copy of your speech so it can be translated into Korean. I cannot stress enough the urgency of this request and trust you will be able to accommodate it.I look forward to hearing from you at your earliest convenience. Most sincerely,

Note: 마지막 문장은 상대방에게 해당 사안에 즉각적인 답변의 필요성을 공손하게 전달하는 표현으로 보시면 됩니다. 영어식 표현이 직접적인  톤앤매너로 딜리버리하는 경우가 더 많은 편이지만, 관계가 형성되지 않은 상황에서는 약간의 돌려깍기 형태의 표현이 유용하게 쓰이는 활용해 보시길 바랍니다. 

 

사례 4 (정보제공 및 세부 정보 요청)

Dear Mr. Yang, It is my pleasure to inform you that government approval has just been obtained for Meta staff member Mr. James to travel to China to participate in the ABC project for the design of XYZ. Please advise us of all necessary details, including arrangement for Mr. James's air ticket. With best regards,

Note:  처음 소식을 알릴 때 사용할 수 있는 아래 표현들도 한 번 사용해 보시길 바랍니다. 

 - We are pleased to inform you that
 - We wish to inform you that
 - It gives me great pleasure to inform you that

 

 

 

사례 5 (방문 준비를 위한 정보요청 )

Dear Andy, It is my pleasure to provide the attached agenda for the upcoming ABC visit to ZZZ, the details of which were discussed by you and Mr. Kim over the telephone yesterday. We understand that since the ABC delegation will comprise seven individuals, your organization will assume responsibility for all costs associated with air travel, hotel accommodations and meals. ZZZ will cover the cost of local transportation plus any other miscellaneous charges. We would be happy to secure your hotel reservations for you if you so desire. Also, in preparation for this visit, we kindly request that you provide us with the names and titles of the seven individuals in your delegation. Mr. Kim will be responsible for coordinating this visit and can be reached via telephone (82-10-xxxx-xxxx). All of us at ZZZ look forward to welcoming the ABC delegation next month. Sincerely,

Note: 글로벌 업무를 하다보면 파트너사가 한국 방문 시, 단순 일정 조율 외에도 한국에서의 숙박/차량 등을 지원해주는 경우도 종종 있습니다. 해당 사례가 도움이 되시길 바랍니다. 

 

 

 

 

 

 

[비즈니스영어이메일 작성] 미팅/방문/후속조치/정보 요청 및 애매모호한 회신

 

[비즈니스영어이메일작성] 미팅/회의/방문 요청 시

 

[비즈니스영어이메일작성] 요청에 대한 긍정적 회신 (감사/수락/동의)

 

[비즈니스영어이메일작성] 요청에 대한 거절표현(부정적 회신)

 

[비즈니스영어이메일작성법] 뉴스/제안/이벤트 관련 회신

 

[비즈니스영어이메일작성법] 거절/일정확인/정보요청에 대한 회신