[비즈니이스영어이메일] 회사를 대표하여, 상급자를 대신하여 이메일을 보낼 때

비즈니스 업무 중에서 상급자를 대신하거나 회사를 대표해서 파트너사에게 메일을 적어야할 때가 종종 있습니다. 특히 비서님들이나 일정을 관리하시는 담당자 분들 또한 누군가를 대신하여 주요한 메시지를 전달해야 할 때가 있을 것입니다. 

 

 

 

오늘은 관련하여 주요한 몇 가지 사례들을 정리해 보았습니다.

 

다른 사람을 대신하여 작성하는 법

 

사례 1  (상급자를 대신하여 감사의 표현을 전하는 사례)

Dear Mr. Smith, On behalf of Executive Kil-dong Hong, I wish to extend LG's sincerest thanks and appreciation as you move on to new responsibilities with TATA. It has indeed been LG's good fortune to have had the opportunity to work with a great many telecommunications professionals, including yourself, and we wish you only the best as you continue to contribute to TATA's success. We look forward to working with Mr. John Doe toward the furtherance of the fine relationship that already exists between our two organizations. Sincerely,

Note: 'toward'라는 단어는 'towards'로도 쓰일 수 있으며 같은 의미를 갖습니다. 어느 쪽이든 맞춤법은 정확합니다.

 

 

사례 2  (회사를 대표하여 조의를 표하는 사례) 

Dear Mr. Smith, On behalf of KT Executive Kil-dong Hong and his staff, I wish to extend our condolences on the recent death of Mr. John Doe. Although we at KT never had the opportunity to personally meet Mr. Doe, we are well aware of the significant contributions he made toward the development of international telecommunications. Would you be so kind as to convey our deepest sympathy to Mr. Doe's wife and family. Sincerely,

Note: 조문 편지를 쓰기 전에 작성자는 사실을 확인해야 합니다. Doe 씨는 아내, 자녀, 부모가 있습니까? 이 정보를 알 수 없는 경우 이 유형의 종료 단락을 사용하지 마십시오. 대신에 다음과 같은 일반적인 마무리를 사용하십시오. 예를 들어 "Again, please accept our deepest sympathy." 이런 표현으로 마무리 하시면 됩니다. 

 

 

 

사례 3  (상급자를 대신하여 컨퍼런스 불참에 대해 양해 표현) 

Dear Ms. Smith, SKT Executive Kim-ho has asked me to express his deepest appreciation for your kind invitation to participate in ABC's conference to be held in Anycity this December. It is particularly gratifying for Mr. Kim to be honored with this invitation for the second consecutive year. Regretfully, Mr. Kim must decline your invitation to attend the conference and appear on the program due to the heavy demands already placed on his travel schedule this year and the resulting commitments he has made. All of us at SKT join Mr. Kim in wishing you continued success with these conferences which provide a forum for the exchange of important ideas and information within the world telecommunications community. Sincerely,

Note: 초대를 거절하기 위해 다른 사람을 대신하여 글을 쓸 때는 첫 번째 단락의 마지막 문장에서와 같이 응답을 개인화하기 위해 노력해야 합니다.

 

 

 

 

 

사례 4  (상급자를 대신하여 세미나 참석 거절에 대한 양해 표현) 

Dear Mr. Smith, KT Executive Kil-dong Hong has asked me to express his sincerest appreciation for your kind invitation to attend the XYZ Seminar to be held next week in Anycity. With the National Assembly of the Republic of Korea scheduled to be in session this month, it is essential that Executive Hong remain in Korea in order to deal with any issues that could impact on KT. He must therefore decline your invitation. We certainly look forward to a closer working relationship with your organization with the strengthening of ties between our two countries. And we wish you much success with the XYZ Seminar. Most sincerely,

Note: 초대를 거절하기 전에 먼저 인정하고 감사를 표시하는 것이 예의입니다. 이 경우 작가는 거절할 상황을 설정한 후에야 초대를 거절합니다. 그리고 이건 제가 개인적으로 자주 사용하는 명분?인데, 파트너사에게 정부/공공관련 이슈로 인해 불참할 수 있음을 알려드리는 것이 정중하게 거절할 수 있는 적절한 명분으로 활용 가능합니다. 

 

 

사례 5  (상급자를 대신하여 세미나 참석 거절에 대한 양해 표현) 

Dear Mr. Smith, On behalf of Naver Executive Kil-dong Hong, I would like to acknowledge the recent invitation extended to Mr. Hong to participate in the ABC Executive Meeting to be held in Anycity in January. Due to the constantly-changing demands being placed on his schedule, Mr. Hong is unable to commit to participation in this meeting at this early a date. However, as the date draws near, he will again consider the invitation, and we will advise you if he intends to participate. Thank you for your kind understanding of this situation. Sincerely,

Note: 위의 사용된 일부 동사들에 대해 약간의 커멘트 드립니다.

 - acknowledge : express thanks, appreciation

 -  draws near - gets close

 

사례 6  (상급자를 대신하여 세미나의 강사로 참석 가능함을 알림) 

Dear Ms. Smith, I am writing in response to the invitation extended to NCsoft Executive Kil-dong Hong to participate as a speaker at the ABC meeting. Executive Hong has asked me to express his deepest gratitude to your organization for issuing such a complimentary invitation but regrets that due to the constantly changing demands on his schedule, he is unable to commit to participation in this meeting at this early a date. We trust you will understand the circumstances that necessitate such a response and hope that this will not preclude Executive Hong's participation in the ABC meeting should his schedule allow. Sincerely,

Note: 개시하는 문장은 아래와 같이 표현할 수 있으니 참고하시길 바랍니다. 

- This is in response to the invitation
- I am writing on behalf of NCsoft Executive Kil-dong Hong regarding the invitation extended to him to participate

 

 

 

 

[비즈니스영어이메일] 정보수정을 해야하거나, 정정을 요청해야 할 때 (Correction)

 

[비즈니스영어이메일] 사과나 양해를 구할 때 사용하는 표현

 

[비즈니스영어이메일작성] 요청에 대한 거절표현(부정적 회신)

 

[비즈니스영어이메일작성] 요청에 대한 긍정적 회신 (감사/수락/동의)

 

[비즈니스영어이메일 작성] 미팅/방문/후속조치/정보 요청 및 애매모호한 회신